Com tablets e celular, empresa revoluciona produção de móveis

A cada dois minutos, um guarda roupas caprichado com múltiplos gaveteiros ou uma cama de casal dos sonhos, entre outros 41 modelos de móveis para sala e cozinha, escritório ou banheiro, sai da linha de montagem da Ilan, uma média empresa sediada no bairro Vila Boa Vista em São Bernardo do Campo, na Grande São Paulo. Com 20 funcionários e fama de requinte pelo esmero de suas peças em madeira, a entrega anual de 24 mil móveis da Ilan é uma mostra clara de que não é preciso ser gigante para ter níveis exemplares de produtividade.

Com 17 anos de vida completados em 2015, porém, a Móveis Ilan vinha passando por apertos nos últimos tempos – e justo em uma área que nada tem a ver com a expertise de seus donos e funcionários em design e produção.

“Por conta de trâmites internos e burocracia, o processo de venda para uma loja chegava a demorar dez dias e a entrega se estendia a um mês”, explica Gilson Junior, diretor Comercial da Ilan, explicitando um problema que é recorrente em pequenas e médias empresas em processo de crescimento. “Estávamos fazendo bonito numa área e desfazendo em outra. A demora na consolidação das vendas acabava afetando o negócio como um todo.”

A dor de cabeça de Gilson Júnior começou a passar há alguns meses — e por conta de um remédio inesperado para ele e seus sócios na Ilan. Usuário de um software de gestão de negócios da Dzyon S/A com o qual é feito o controle integrado das atividades financeiras, fiscais e comerciais da Ilan, o executivo ouvira falar em uma versão do sistema para uso em celular, tablet e notebooks – e resolveu vê-la de mais perto. “A gente intuía que faltava agilidade a alguns processos, e a ideia de uma aplicação móvel como o Dzyon GestãoSoft parecia fazer sentido para resolver parte do problema. Nossa surpresa foi que ela resolveu a questão toda e ainda nos mostrou vários outros pontos da operação em que podíamos multiplicar a produtividade, o que vem acontecendo desde então”, diz ele.

Para começar, o prazo médio de entrega caiu de 30 para apenas quatro dias – e em alguns casos há pronta entrega. Mas foi a integração do GestaoSoft rodando em dispositivos móveis ao sistema de gerenciamento Dzyon ERP, que funciona nos servidores e rede corporativa da empresa, o responsável pelas melhores boas surpresas. Com tablets e smartphones, os vendedores da Ilan consultam de onde estiverem a posição de estoques e condições de negociação, fechando a venda na hora e passando a bola online para o pessoal de produção e faturamento. Esse foi o estopim de uma mudança radical na lógica comercial da empresa.

Com 350 lojas e revendas cadastradas, além de nove representantes atuando no estado de São Paulo, as novidades da revolução móvel da Ilan repercutiram com força nos parceiros da rede de comercialização. “O sistema facilitou nossa vida”, diz Mohamad Mrad, diretor da Star Center, uma jovem empresa varejista localizada em São Bernardo do Campo que revende móveis da Ilan. “Ter acesso ao estoque da fábrica a qualquer momento permite saber de antemão a disponibilidade de cada produto, o que agiliza nossas vendas”, explica ele, revelando que os pedidos feitos à Ilan passaram a chegar em apenas dois dias.

Além do gerenciamento de propostas, de estoques e comissões dos vendedores, o GestãoSoft permite que análise de crédito dos clientes, emissão de boletos e consulta de ranking de vendas, entre outras atividades, sejam feitas via dispositivos móveis – e ainda abre espaço para troca de mensagens, agenda, mural e até criação de enquetes entre as equipes de campo e as do escritório. Essas características têm trazido benefícios  também à comunicação entre os times da casa e de parceiros. ” Todos os avisos importantes, incluindo datas e escalas de produção, estão no mural do APP, hoje também acessível a clientes mais frequentes”, diz o executivo da Ilan. “Eles podem planejar melhor os pedidos e demandas de atendimento, o que gera maior fidelização por conta da transparência dos processos.”

Para a Ilan, a soma de mobilidade a um ERP parrudo vem significando ainda o fim de extravios de documentos gerados por equipes de campo e a contabilização exata em tempo real do faturamento, o que acabou abrindo novas frentes de ganho de produtividade. O caso da Ilan tem chamado a atenção e vem sendo acompanhado de perto pela Dzyon. “Quando a gente desenvolve um sistema complexo como um software de gestão e ainda o agrega a outra complexidade, caso dos APPs gerenciais, é preciso ter em mente um modelo ideal de empresa que vai usá-lo”, diz Francine Nonaka, CEO da Dzyon. “O caso da Ilan vem sendo ótimo por mostrar na prática algo bastante próximo daquele modelo ideal aplicado a uma PME. É fantástico ver o esforço dos nossos programadores levando uma empresa a se repensar – e crescer com isso.”