Muitas pessoas relatam o quanto é chato precisar encontrar um arquivo super importante e não o achar com facilidade por estar tudo desorganizado. Seja entre os papéis ou até mesmo no meio digital onde textos, vídeos, fotos, entre outros estão guardados no mesmo lugar, tudo acaba se tornando um caos, impedindo que o indivíduo tenha um dia produtivo por gastar horas em busca do documento.
Através de sua experiência, a especialista em Vida Organizada, Thais Godinho, indica o uso de um sistema de arquivamento para manter os documentos mais organizados e trazer um maior rendimento para o dia a dia. “É importante frisar que esse sistema deve ser feito de forma híbrida já que não dá para guardar tudo só em papel ou só no digital”, explica.
No sistema físico, ela indica guardar, por exemplo, documentos assinados, certidões, escritura, dinheiro, cartão de crédito, e qualquer tipo de documento que precise estar à mão para qualquer eventualidade. “É preciso avaliar quais são as coisas que você tem de mais importante que poderia precisar com mais urgência, e avaliar, o que pode acabar se tornando um contratempo na sua organização de papel, você digitaliza”, alerta.
Outra dica nesse caso é o de catalogar esses arquivos em ordem alfabética usando nas pastas de cada tipo de documento uma etiquetas de fácil entendimento sobre determinado arquivo. “Você pode comprar em lojas de artigos de papelaria e escritório aquelas caixas para pastas suspensas ou as pastas sem elástico das que se coloca na estante ou um revisteiro onde se pode armazenar os arquivos”. Sobre as etiquetas, é interessante ter uma etiquetadora eletrônica.
Já em relação aos documentos digitais, Thais Godinho acha que o ideal é procurar ferramentas que ajudem no arquivamento dos documentos. “Gosto de separar fotos de textos, de vídeo e assim em diante, por conta disso, acredito que existam ferramentas indicadas para deixar cada tipo de arquivo bem organizado”, comenta a profissional que alerta que o ideal é guardar no e-mail apenas arquivos de texto sem imagem para que não ocupe muito armazenamento.
Para a pesquisadora de cultura do trabalho, ferramentas com sincronização na nuvem como o Google Drive, Dropbox e o Evernote, por exemplo, são primordiais para quem quer ter arquivos organizados sem o receio de perdê-los por qualquer motivo, contando com versão paga e gratuita.
O primeiro é muito bom para arquivos que se deseja compartilhar com outras pessoas. Já o segundo serve para arquivos mais pesados como fotos e vídeos. E o último é uma ferramenta para criar notas onde podem ser usadas para digitalização de recibos, por exemplo. “Lembre-se, é importante determinar um tempo para realizar uma limpeza e ver o que vale ou não manter guardado. Normalmente faço essa limpeza uma ou duas vezes por ano”, finaliza.
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