O governo do Acre está avançando em direção à modernização, implementando políticas públicas que visam atender às necessidades da sociedade acreana. Um dos focos dessa ação é a gestão documental, que recebe atenção especial para melhorar a produção e destinação adequada dos documentos produzidos pelos diversos órgãos e entidades.
A Secretaria de Estado de Administração (Sead) está liderando a implementação da Política de Gestão Documental do Poder Executivo Estadual. Esta iniciativa promete agilidade e segurança na disponibilização e preservação de documentos de valor histórico. Instrumentos de gestão, como o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos estão em fase final de desenvolvimento e em breve serão publicados. Esses instrumentos permitirão que os órgãos da administração pública avaliem e classifiquem documentos históricos de maneira eficiente.
O secretário de Estado de Administração, Paulo Roberto Correia, destacou a importância do projeto: “A modernização da gestão documental no Acre é um passo crucial para melhorar a eficiência dos serviços públicos. Com a nova política de arquivo e as comissões de avaliação, conseguiremos gerenciar melhor os nossos documentos, preservando a história e, ao mesmo tempo, otimizando recursos”.
Em junho de 2023 foi sancionada a Lei nº 4.109, que estabelece a Política de Arquivo Público e Gestão Documental do Estado do Acre. Essa lei visa normatizar a gestão de documentos, organizando a estrutura de armazenamento para agilizar consultas, resultando em maior produtividade.
A nova política também levou à criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que é composta pelos principais órgãos da administração pública estadual. Esta comissão é responsável por definir normas e procedimentos de gestão documental, avaliar e aprovar propostas de tabelas de temporalidade. Além disso, a Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) foi instituída em cada secretaria e órgão do Estado, responsabilizando-se pela execução prática da política documental. Essas comissões setoriais garantirão a eliminação de documentos que já cumpriram seu propósito, economizando recursos públicos que seriam gastos com aluguel de imóveis para armazenamento.
“Estamos trabalhando para que todos os órgãos públicos possam acessar e gerenciar seus documentos de forma mais ágil e segura. A implementação dos novos instrumentos de gestão documental permitirá uma consulta mais rápida e eficiente, beneficiando tanto os servidores quanto a população”, ressaltou a secretária adjunta de Gestão Administrativa, Keuly Tavares, sobre o impacto positivo das novas diretrizes.
Outro destaque na área de gestão documental é a construção de uma nova sede para o Arquivo Público do Estado do Acre. Com uma área de 2.047,80m², o novo prédio incluirá áreas administrativas, salas de consulta e pesquisa, salas técnicas, uma sala de TI, além de espaço para o acervo documental. Este novo imóvel será construído e estruturado de acordo com as normas técnicas vigentes em arquivologia, garantindo respostas mais rápidas às demandas de informação, serviços públicos de qualidade e atendimento mais eficaz à população.
“A construção da nova sede do Arquivo Público é um marco para a preservação documental no Acre. Este espaço será fundamental para armazenar e preservar documentos de valor histórico, além de oferecer melhores condições para pesquisa e consulta, reforçando nosso compromisso com a memória e a história do estado”, enfatizou Gleilce Araújo, diretora de Gestão Patrimonial.
Com essas iniciativas, o governo do Acre reafirma seu compromisso com a preservação da história do estado, apoiando seus servidores, a comunidade científica e a população em geral, ao entregar um serviço público mais moderno e eficiente.