Por Ingrid Andrade
A Secretaria de Estado de Administração (Sead), buscando fortalecer a rede de instituições arquivistas públicas e assegurar a adequada gestão dos documentos, realizou um workshop com o objetivo de informar a nova forma correta de eliminação dos documentos desnecessários à administração, visando o cumprimento da nova lei, em parceria com o Projeto Cooperativa de Trabalho dos Catadores de Materiais Recicláveis e Reutilizáveis do Acre (Catar) para esse descarte.
Os arquivos públicos são formados por conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas. Assim, considerando a produção, a classificação, o uso, a destinação, o acesso e a preservação de arquivos públicos, aconteceu na manhã desta quinta-feira, 23, no auditório da Secretaria de Estado de Educação, Cultura e Esportes (SEE), o Workshop de Gestão Documental.
O evento contou com a participação de todos os órgãos da administração direta e indireta do Estado do Acre. A capacitação explicou um projeto de lei que se encontra na Assembleia Legislativa em fins de aprovação e que regulamentará a gestão documental no Estado. Publicada a lei, será lançado um decreto limitando o tempo de uso e descarte dos documentos, de acordo com a tabela de temporalidade.
“A tabela de temporalidade determinará, de forma simples, o prazo de vencimento de cada documento, considerando que existe um acúmulo de documentos ocupando espaços físicos em várias instituições, talvez, com a maioria de papéis que já possa ser descartada. Além do mais, para uma possível digitalização, o fato de digitalizar somente o necessário gerará economia ao Estado”, argumentou Samara Raquel, Diretora de Gestão Patrimonial, Logística, Documental e Arquivista (Dirpap/Sead)
A parceria que está sendo firmada entre o governo do Estado, por meio da Sead, e o Projeto Catar ajudará nos descartes que serão gerados com a eliminação correta dos documentos desnecessários. Deste modo, a gestão documental estadual estará atrelada às questões sociais e ambientais, gerando um ganho para toda a sociedade.